Gerade jetzt, wo viele aufgrund des COVID-19 – Coronavirus ins Homeoffice gewechselt sind, gehört ein Online-Meeting per Web zum Berufsalltag. Schließlich ist auch in diesen Zeiten der Austausch mit den Kollegen und der Kontakt zum Kunden wichtig. Wir zeigen Ihnen welche Grundregeln Sie beachten sollten, damit Online-Meetings wirklich einen Produktivitätszuwachs bringen!
Für erfahrene Web-Konferenz-Teilnehmern mögen einige der folgenden Tipps banal erscheinen, doch die Erfahrung zeigt, dass auch scheinbar Selbstverständliches gerne vergessen wird. Eine Videokonferenz kommt nahe an ein Face-to-Face-Meeting heran. Daher gelten – abgesehen von den im Folgenden genannten Besonderheiten – dieselben Verhaltensregeln. Die dazwischengeschaltete Technik macht diese Regeln allerdings noch ein ganzes Stück wichtiger, da Fehler eine noch stärkere Wirkung bei Online-Meetings haben können. Bleiben Sie höflich, indem Sie Ihren Gesprächspartner ausreden lassen, sprechen Sie deutlich und begrüßen beziehungsweise verabschieden Sie sich dem Termin entsprechend.
Checkliste – vor dem Online-Meeting
- Prüfen der Technik: Gelangen Sie wirklich in den Online-Meeting Raum? Ist die Internet-Anbindung stark genug? Funktionieren Software und eventuell Videokamera problemlos?
- Vorbereitung: So wie bei einem klassischen Meeting im Vorfeld die Unterlagen zusammengestellt werden, sollten auch die Teilnehmer einer Web-Konferenz vorher Materialien wie Bilder, Grafiken, Videos oder Texte leicht abrufbar abspeichern.
- Störfaktoren eliminieren: Vermeiden Sie Unterbrechungen oder andere Störfaktoren. Informieren Sie Dritte, dass Sie in einer Telefonkonferenz sind, um nicht gestört zu werden.
- Ruhige Umgebung
- Aufräumen vor dem Desktop Sharing: Wer in einem Online-Meeting seinen Desktop mit den anderen Teilnehmern teilt, sollte sicherstellen, dass auch der virtuelle Schreibtisch sauber und aufgeräumt ist.
- Ordnung im Hintergrund: Der Raum, den man im Hintergrund wahrnimmt, sollte aufgeräumt sein und nicht so viel Möglichkeiten zur Ablenkung bieten.
Checklist – Während des virtuellen Meetings
- Pünktlichkeit
- Einmaleins der Präsentationsgestaltung:
- Möglichst wenig Text auf eine Folie.
- Klare Schrifttypen.
- Deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen.
- Nummerierte Folien.
- Ruhiger Hintergrund.
- Keine komplexen Animationen.
- Ruhender Mauszeiger. Das Herumkurven auf den Folien lenkt ab.
- Der erste Eindruck zählt: Bei Telefonkonferenzen auf die Stimme achten – bei Videokonferenzen auf Kleidung und Gesten achten.
- Wer spricht?: Gerade bei etwas kleineren Meetings mit 4 bis 5 Teilnehmern sollten Sie die Anderen unbedingt begrüßen und sich laut und deutlich vorstellen. Auch die Mimik gehört zur Kommunikation, deshalb achten Sie auch darauf, dass Sie nicht gelangweilt oder extrem müde wirken. Und ganz wichtig: Lassen Sie die anderen Teilnehmer des Meetings ausreden!
- Moderation ist Pflicht: Vorstellung der Teilnehmer – Abdriften verhindern – Monologe verhindern – Nachbereitung.
- Möglichst kein Essen, jedoch Getränke sind in Ordnung: Tipp: Wenn es nicht anders geht, weil Ihnen der Magen in der Kniekehle hängt, dann schalten Sie am Besten Kamera und Mikrofon für einen Moment aus.
- Störgeräusche vermeiden: Erfrischungen wie Kaffee oder andere Getränke sind auf dem Konferenztisch mit Bedacht zu platzieren. Zu nahe an einem Mikrofon, stört das Klappern oder Klirren von Kaffeetassen oder Gläsern nachhaltig.
- Stummschaltung des Mikrofons nutzen: Während längeren Präsentationen, um Störgeräusche zu verhindern.
Allgemeine Hinweise zu Online-Meetings
- In der Kürze liegt die Würze: Eine Konferenz sollte 90 Minuten nicht überschreiten. Danach nimmt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer drastisch ab.
- Ausreden lassen: Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Wichtige Fragen können auch parallel per integriertem Chatpanel besprochen werden.
- Kein Multitasking: Vermeiden Sie es, während eines Videomeetings andere Dinge nebenher zu erledigen, auch wenn Sie sich gerade nicht aktiv beteiligen. Ihre Kollegen bemerken es, wenn Sie nur kurz Facebook checken, schnell noch die eine E-Mail fertig schreiben oder einfach nur gelangweilt wirken – und das stört erheblich.
- Andere Länder, andere Sitten: Bei internationalen Videomeetings sollten die Teilnehmer die kulturellen Besonderheiten der verschiedenen Kulturen kennen und beachten. Auch wird leicht vergessen, dass die Partner eventuell in anderen Zeitzonen arbeiten.
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