Bei der Gründung eines Unternehmens gibt es viele Entscheidungen zu treffen, die den Erfolg, die Arbeitsweise und die Komplexität der Unternehmung kurz- und langfristig beeinflussen werden. Darunter kommt auch die große Frage einer modernen, schnell eingerichteten und funktionsfähigen Arbeitsumgebung auf. Als Cloud Spezialist vergleichen wir die zwei beliebten Anbieter Google und Microsoft und zeigen Gründer:innen, worauf zu achten ist.
Ein Kopf an Kopf Rennen? Google vs. Microsoft – Was eignet sich besser für Start-Ups?
Im Vergleich stehen die Google Workspace vs. Microsoft 365. Beide Services sind unter Start-Ups beliebt und weisen ähnliche Features vor; der größere Unterschied ist der Preis. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Entscheidung bei Gründer:innen häufig zu Beginn der Unternehmung für die vermeintlich günstigere Variante der Google Workspace fällt.
Um Insellösungen und verschenkte Zeit mit Blick auf die Zukunft zu vermeiden, lohnt es sich das große Ganze zu betrachten. Ein Haus möchte man schließlich auch nicht nach ein paar Jahren kernsanieren, oder? Wir werfen daher einen genaueren Blick auf die größten Unterschiede zwischen Google und Microsoft in Sachen Security Standards, Kommunikation & Kollaboration, Support und Updates.
Security Standard – Für den bestmöglichen Schutz
Durch remote work sowie die orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit ist IT-Security heutzutage wichtiger denn je. Der Zugriff auf und Schutz von Unternehmensdaten sollten ab Tag 1 sichergestellt sein.
Sowohl Google als auch Microsoft bieten einen hohen Security Standard. Zu berücksichtigen ist ein großer Unterschied: In Sachen Account-Schutz arbeitet Google mit einer Zwei-Faktor Authentifizierung und Microsoft mit einer Multi-Faktor Authentifizierung. Das bedeutet, dass beim Anmelden neben Faktoren wie Passwort und SMS PIN auch weitere Faktoren abgefragt werden. Beispielsweise über eine Authenticator App oder Token. Der Zugriffsschutz ist demnach höher.
Microsofts Richtlinie zum Schutz vor Datenverlust (DLP) deckt nicht nur wie bei Google E-Mails, sondern auch Dateien und Webseiten ab. Zusätzliche Vorteile von Microsoft sind die einfacheren Verwaltungsfunktionen für Administratoren. Über Microsoft Intune ist die zentrale Verwaltung von sämtlichen Endgeräten sowie mobilen Geräten aus möglich.
| Microsoft | ||
| Security | Hoher Security Standard Zwei-Faktor Authentifizierung DLP deckt Gmail ab | Umfangreichere Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen und somit eine sehr hohe Zugriffssicherheit für Administratoren, Multi-Faktor Authentifizierung, Zentrale Verwaltung von Endgeräten mit Microsoft Intune, eigene Richtlinie zur Rechteverwaltung und Richtlinie zum Schutz vor Datenverlust (DLP) (Decken E-Mails, Dateien und Webseiten ab) |
Kommunikation & Kollaboration
Digitale Kommunikation & Kollaboration sind in der hybriden Zusammenarbeit nicht mehr weg zu denken. Daher ist ein Tool Set notwendig, das Teams erlaubt, unkompliziert und bestens miteinander verbunden zu kommunizieren.
Kollaboration und Produktivität
Sowohl mit Google als auch mit Microsoft ist das unternehmensweite Zusammenarbeiten an Dokumenten sowie das gleichzeitige Kommentieren und Überarbeiten problemlos möglich.
Microsoft Teams ist das Multi-Funktions-Tool von Microsoft, das Hub für sämtliche Anwendungen der Microsoft 365 Suite. Es ist der digitale Arbeitsplatz, der Chats, Online-Meetings, Telefonsystem, Kalender, Zusammenarbeit in MS Teams und Ablageorte für Dateien miteinander verbindet.
Das Pendant auf Google Seite ist Google Hangouts. Auch damit können Nachrichten versendet und Video-Anrufe getätigt werden. Allerdings ohne die zusätzlichen Funktionen der Zusammenarbeit, Projektplanung und Dateiablage wie es bei Teams möglich ist.
Zusammenfassend zeigt sich, dass MS Teams den Ort zum Zusammenarbeiten und Kommunizieren darstellt. Darüber hinaus gibt es viele Möglichkeiten, Tools zum Aufgaben- und Projektmanagement direkt in MS Teams zu nutzen. Das Schöne: Alles passiert in MS Teams und ist direkt mit den anderen Anwendungen synchronisiert. Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist sichergestellt, dass nur der tatsächliche Empfänger Zugang zur unverschlüsselten Information erhält.
Bei Google wird die Kollaboration und Produktivität um einzelne Apps von Drittanbietern ergänzt. Dabei wird eine große Auswahl angeboten und man kann Google Workspace individuell gestalten.
Ein weiterer Unterschied beider Anwendungen: Sollte es während der Arbeitszeiten im Home Office zu Netzwerkstörungen kommen, bleibt Microsoft Teams weiterhin verfügbar. Bei Google Hangouts hingegen können Ausfallzeiten auftreten.
| Microsoft | ||
| Kollaboration und Produktivität | Google Hangout à komplexere Aufgaben können nicht über Google Hangout gemanagt werden. Gemeinsames Nutzen der gleichen Dokumente: Überarbeiten/Kommentieren Ausfallzeiten durch Netzwerkstörungen möglich | Unternehmensweite Zusammenarbeit in MS Teams, Kombination von Gruppenchats, Online-Meetings, benutzerdefinierte Arbeitsbereiche, nahtlose Integration mit anderen Produkten wie Outlook, SharePoint und OneDrive, Verwaltungs- und Aufgabentools, keine Ausfallzeiten durch Netzwerkausfälle (keine Arbeitsstunden können verloren gehen) |
E-Mails
Das Kommunikationsmittel Nummer Eins in der heutigen Unternehmenswelt ist definitiv die E-Mail, und daher ist es auch wichtig sich die Features der verschiedenen Anbieter genauer anzuschauen. Wir werfen einen Blick auf Microsoft’s Outlook & Exchange und Google’s Gmail.
In Sachen Suchfunktion ist Gmail der Vorreiter. Mit Blick auf die Kapazität der E-Mail Tools gibt es einige Unterschiede. Mit Outlook können 5.000 E-Mails pro Tag versendet werden, bei Gmail sind es 2.000. Der Speicherplatz bei Gmail wird sich mit dem gesamten Speicherplatz aller Google Dienste geteilt: 15 GB kostenloser Speicherplatz für Google Mail, Google Fotos, Google Drive, und alle Google Dienste, die man nutzen möchte. Der E-Mail-Speicherplatz in Microsoft ist unabhängig vom OneDrive für Unternehmensdaten und wird daher vom hohen E-Mail-Aufkommen nicht belastet.
| Microsoft | ||
| E-Mails | Einfachere Suchfunktion, bis zu 2000 E-Mails pro Tag versendbar, mehr als 86.000 Emails pro Tag empfangbar, Offline-Zugriff nur über Chrome | Bis zu 5.000 E-Mails pro Tag versendbar, Versandlimits sind vom gesamten Cloud-Speicherplatz getrennt, bei hohem E-Mail-Aufkommen wird OneDrive Speicher nicht belastet, Offline-Zugriff über alle Browser |
Dokumente und Dateien
Das Äquivalent zu Word, Excel und Powerpoint von Microsoft bilden Docs, Sheets und Slides in Google Workspace. Die Funktionen sind sehr ähnlich, die Unterschiede liegen in den Details.
Microsoft 365 ermöglicht das automatische Abspeichern von Dateien, die auch direkt freigegeben und mit den Mitarbeitenden zusammen bearbeiten werden können. Auch Google Workspace speichert Dateien automatisch und erlaubt das Freigeben der Dateien.
Ein großer Vorteil von Microsoft ist die Unabhängigkeit vom Internet. Offline Arbeiten in den Anwendungen ist problemlos möglich, ebenso das lokale Versenden und Speichern. Um Google Docs offline öffnen zu können, gibt es manuelle Einstellungen, die vorerst getroffen werden müssen.
| Microsoft | ||
| Dokumente und Dateien | Docs, Sheets, SlidesDateien werden automatisch gespeichert, können direkt freigegeben werden | In Word, Excel, PowerPoint in Microsoft 365 werden Dateien automatisch gespeichert und können direkt freigegeben werden, Option in Desktop Apps „privat“ zu arbeiten ohne direktes Abspeichern, Arbeiten offline möglich mit allen Standardanwendungen, Versenden und Speichern von Dateien auch lokal möglich (leichtere Umstellung für kleinere Unternehmen in die Cloud), Desktop Produkte bieten mehr Möglichkeiten als Google Docs |
Support & Updates
Moderne Tools für die produktive, sichere und tägliche Arbeit erfordern regelmäßige Updates und passen sich an die sich verändernden Anforderungen an. Wie sieht es hier bei Microsoft und Google aus?
Support
Im Bereich Support bieten sowohl Google als auch Microsoft einen 24 Stunden Support für Administratoren an. Google Nutzer können Lösungen online nachlesen, während Microsoft Nutzer einen Zugang auf das Microsoft Help Center, das 365 Training Center sowie auf Office Help & Training haben. Dort können Nutzer nicht nur nachlesen, wenn es Probleme gibt, sondern sich auch Videos anschauen und mithilfe von Tutorials einfacher eine Lösung finden.
Abhängig von der Zusammenarbeit mit Microsoft Partnern und vom Lizenzbezug ist der Zugriff auf den Microsoft Premier Support für höhere Eskalationsstufen und kritische Problemlösungen möglich.
| Microsoft | ||
| Support | 24/7 Service für Administratoren, Lösungen online nachlesbar für den Rest | 24/7 Service für Administratoren. Für den Rest steht das Microsoft Help Center, das 365 Training Center und Office Help & Training zur Verfügung. Dort werden Videotrainings und Tutorials sowie eine breite Palette von Foren geboten, die dem Durchschnittsnutzer bei der Lösung gängiger Probleme helfen können. |
App Updates
Sowohl bei Google Workspace, als auch bei Microsoft 365 gibt es regelmäßige Upgrades, Updates und Patches. Wir konnten hier keine großen Unterschiede erkennen.
| Microsoft | ||
| App Updates | Regelmäßige Upgrades, Updates und Patches Selbes Layout | Regelmäßige Upgrades, Updates und Patches; Design wird fast jährlich aktualisiert. |
Speicherplatz und Shared Files
Auch beim Speicherplatz und bei der Datenfreigabe unterscheiden sich Google und Microsoft nicht.
| Microsoft | ||
| Speicherplatz und Shared Files | Unbegrenzter Speicherplatz für verschiedene Premium-PaketeDatenfreigabe leicht möglich | Unbegrenzter Speicherplatz für verschiedene Premium-PaketeDatenfreigabe leicht möglich |
Was ist die bessere Rundum-Software?
Die Gegenüberstellung der verschiedenen Bereiche hat gezeigt, dass die Google Workspace und Microsoft 365 insgesamt ähnliche Funktionen und Features aufweisen. Die größten Unterschiede haben wir in den Bereichen Security sowie Zusammenarbeit & Kollaboration entdeckt. Hier punktet Microsoft durch die höheren Sicherheitsstandards und die ganzheitliche Lösung Microsoft Teams, die die gesamten M365 Anwendungen miteinander verbindet. Zusätzlich bietet Microsoft für alle Produkte auch eine Download-Option, welche als Desktop-Version zur Verfügung stehen.
Um die für das Start-Up jeweils besser geeignete Rundum-Software zu finden, hilft es einen Blick auf die Geschäftsziele und individuellen Anforderungen zu werfen. Folgende Fragestellungen können die passende Richtung vorgeben:
- Wie nachhaltig, produktiv und zukunftssicher soll die IT-Umgebung aufgebaut sein?
- Inwiefern können sich meine Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Zusammenarbeit und Kollaboration in den nächsten 1, 2, 3 Jahren verändern?
- Strebe ich an, Insellösungen zu nutzen oder alles aus einer Hand zu beziehen?
Alles in allem ist die Entscheidung für den passenden Weg individuell von der jeweiligen Geschäftsidee und den Randbedingungen zu treffen. Spätestens wenn es bei Unternehmen jedoch um eine sichere, produktive, kollaborative und nachhaltige Arbeitsumgebung und wachsende Mitarbeiterzahlen geht, erleben wir häufig den Wechsel von Google zu Microsoft. Um genau diese Umstellung – die viele Ressourcen bindet – zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden, lohnt es sich die Möglichkeiten von Microsoft als Gründer:in genauer unter die Lupe zu nehmen.
Um Ihnen den Einstieg und Arbeitsalltag direkt zum Gründungszeitpunkt zu erleichtern haben wir daher mit unseren Kolleg:innen der teccle group den Workplace as a Service ins Leben gerufen – der All-in-One Arbeitsplatz aus der Cloud. Sozusagen ein “Complete Clou(d)”. Mit allen Tools zur produktiven und sicheren Zusammenarbeit und nach Wunsch mit den benötigten Endgeräten. Als Gründer:in können Sie sich somit direkt auf Ihre Kernidee fokussieren. Die IT-Umgebung und Betreuung ist bereits für Sie vorbereitet und wird übernommen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie unsere exzellenten Cloudexpert:innen, und erfahren Sie noch heute mehr über Workplace as a Service! Die unendlichen Möglichkeiten der Digitalisierung stehen Ihnen alle offen.