Qualifizierte digitale Signaturen direkt in SharePoint

Qualifizierte digitale Signaturen direkt in SharePoint

Qualifizierte digitale Signaturen direkt in SharePoint

Qualifizierte digitale Signaturen direkt in SharePoint

Qualifizierte digitale Signaturen direkt in SharePoint

Digitale Signaturen sind in der heutigen Arbeitswelt unverzichtbar. Insbesondere für Behörden und Geschäftskunden, die jeden Tag viele Dokumente zu unterzeichnen haben, ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) die Grundvoraussetzung. Mit unserem Partner SIGNIUS ermöglichen wir die Integration einer QES direkt im Microsoft SharePoint. So sparen Sie Zeit, zusätzliche Signatur-Tools und unterzeichnen digital sowie rechtssicher. 

Was sind digitale Signaturen?

In der digitalen Welt wird die handschriftliche Unterschrift durch eine digitale Signatur ersetzt. Eine digitale Signatur sollte dabei den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und eine Zuordnung der Identität des Unterzeichners ermöglichen. Bisher manuell und auf Papier gehandhabte Prozesse können somit komplett digitalisiert werden.  

Qualifizierte digitale Signaturen (QES) bieten die folgenden Vorteile: 

  • Sie sind einzigartig für jeden Benutzer.  
  • Sie sind manipulationssicher geschützt.  
  • Sie entsprechen geltenden Standards, sind rechtssicher und werden von Zertifizierungsstellen anerkannt.  
  • Sie folgen einem speziellen Protokoll, um die Einzigartigkeit, Nachprüfbarkeit und Zuweisung sicherzustellen.

Zu den beliebtesten Tools gehören im Bereich der digitalen Signaturen Anwendungen wie Docusign oder Acrobat Sign. Mit dem Blick auf Microsoft 365 braucht es jedoch eine qualifizierte digitale Signaturlösung (QES), die sich direkt innerhalb der Anwendungen realisieren lässt. Hier kommt die Lösung unseres Partners SIGNIUS ins Spiel.  

Qualifizierte digitale Signaturlösung in SharePoint  

Mit unserem Partner SIGNIUS ermöglichen wir Ihnen die Integration einer qualifizierten digitalen Signaturlösung (QES) in SharePoint. Damit lässt sich eine E-Signatur direkt mit dem Content- oder Dokumenten-Managementsystem (CMS / DMS) SharePoint realisieren. Der spezifische Kauf eines Tools für den PC kann damit wegfallen. Und, was viele nicht wissen: nur die qualifizierte E-Signatur (QES) bietet maximale Rechtssicherheit. 

Vorteile von digitalen Signaturen mit der SharePoint E-Signatur  

Mit der SharePoint Lösung von Signius werden der Kauf und die Installation zusätzlicher Applikationen für die E-Signatur obsolet. Doch die Vorteile sind weiter gefasst, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Hier eine Auflistung weiterer Vorteile unserer integrierten SharePoint Lösung: 

  • Eine volle Rechtswirksamkeit, wie bei einer echten Unterschrift ist nur mit QES signierten Verträgen gegeben. Die bekannten Apps (…) unterstützen meist nur eine fortgeschrittene E-Signatur (AES).  
  • Bei der SharePoint Signatur wird zusätzlich ein Medienbruch vermieden, der beispielsweise durch das Hochladen des Dokuments in eine separate Applikation vorliegt. 
  • Eine Datenhaltung innerhalb der EU wird ermöglicht. 
  • Zusätzliche Hardware wie Lesegeräte oder Signaturkarten sind nicht erforderlich
  • Eine Abfolge mehrerer Unterschriften kann festgelegt werden ebenso wie eine multilaterale 1:n Zeichnung von Dokumenten möglich ist. 
  • Die Kostenübernahme für die qualifizierte Gegenzeichnung ist möglich. 
  • Die Unterschrift kann online mit jedem Endgerät (Notebook, Tablet, Smartphone …) von überall in der Welt geleistet werden. 

Mit der SharePoint Integration können Sie Ihre Dokumente flexibel in beliebig vielen Ordnern verwalten, ein Zwischenspeichern und Umkopieren ist nicht mehr notwendig. Weiterhin können mehrere Dokumente per Stapelsignatur gleichzeitig verarbeitet werden. Zusätzlich ermöglichen wir eine Integration in Ihr hauseigenes CRM oder ERP System oder unterstützen bei einer dedizierten Private-Cloud oder on-Prem Installation

So funktioniert die SharePoint E-Signatur 

Mit den Best-Practices von aConTech’s Cloudexpert:innen ist die Erstellung einer digitalen Signatur ein Leichtes!

Die Identifikation des Unterzeichners erfolgt im Video-, Selfie-Ident- oder Verimi-Verfahren, wobei letzteres speziell von SIGNIUS unterstützt wird und in kürzester Zeit komplett online durchführbar ist. 

Unsere Empfehlung

Wir empfehlen unsere SharePoint Signaturlösung für Behörden und Geschäftskunden, die jeden Tag viele Dokumente zu unterzeichnen haben und die auf eine eIDAS-konforme qualifizierte QES Signatur nicht verzichten wollen. Im Fokus stehen insbesondere Ärzte (E-Rezept), Rechtsanwälte, Personalabteilungen (speziell bei befristeten Arbeitsverträgen), Immobilienunternehmen (Mietverträge), Steuerbüros (Jahresabschlüsse), Banken (Kreditverträge) oder B2C Kundenverträge. Die Kosten sind abhängig von der Anzahl der Unterschriften und somit komplett überschaubar.   

Sie wünschen sich weitere Informationen, individuelle Beratung durch unsere exzellenten Cloudexpert:innen und möchten die SharePoint E-Signatur kennenlernen? Wir beraten Sie gerne! Nehmen Sie über unser Formular Kontakt zu uns auf und profitieren Sie von aConTech’s smarter Lösung für die qualifizierte E-Signaturen.  

Über den Autor

Gunar Nordmann

Gunar Nordmann

Gunar Nordmann ist als Customer Success Manager zuständig für alles rund um Rapid Scaling Products und bringt mehrere Jahrzehnte Erfahrung im IT Dienstleistungsvertrieb von Konzernen und großen Unternehmungen mit. Der begeisterte Outdoor Sportler und studierte Ingenieur aus München schafft darüber hinaus Klarheit und Struktur für seine Kunden bei komplexen und großen Projekten.