Mit Teams bietet Microsoft einen zentralen HUB für Teamarbeit. Man kann Teams als eine Komplettlösung für Chats, Onlinebesprechungen und zur Organisation von Dateien nutzen, die man mit Externen teilen kann. Durch Funktionen wie Sofortbesprechungen werden Entscheidungen schneller getroffen – Prozesse können so deutlich beschleunigt werden.
Im Fokus steht die Produktivität.
Microsoft hat ihre beliebten Applikationen wie Word, Excel und PowerPoint in Teams integriert.
Somit hat der Anwender den Vorteil, dass er nicht mehr zwischen mehreren Applikationen hin und her wechseln muss. Zusätzlich lassen sich auch Drittanbieter Apps spielend leicht in Teams integrieren. Ein einfacher Klick auf die Datei genügt, um sie direkt in Teams zu öffnen.
Freiheit für Ihre Mitarbeiter.
Viele Organisationen stehen vor der Herausforderung, Abteilungen einen modernen Arbeitsraum bereitzustellen, der die heutigen Bedürfnisse abdeckt. Heutzutage wollen Anwender unabhängig von ihrem Standort und der genutzten Hardware schnell auf Daten, Termine oder Unterhaltungen zugreifen ohne sich dabei Gedanken über die Sicherheit machen zu müssen.
Auf mehreren Hochzeiten tanzen.
Sie sind in mehreren Projekten gleichzeitig? Kein Problem – Sie können in unterschiedlichen Teams gleichzeitig sein und bekommen die Informationen, die Sie benötigen.
Wie ist Microsoft Teams aufgebaut?
Die Oberfläche von Teams ist klar strukturiert.
Links befindet sich die Navigation – von hieraus haben Sie Zugriff auf Aktivitäten, Chats, Ihre Teams, Besprechungen, zuletzt benutzte Dateien. Zudem wird Teams in Zukunft Skype for Business ersetzen. Aus diesem Grund ist auch das Telefonieren über Teams möglich.
Rechts neben der Navigation befinden sich Ihre Teams – ein wesentlicher Bestandteil eines Teams sind Kanäle, die zum Beispiel für bestimmte Themen angelegt werden können. Die Kanäle kann man mit Konnektoren ausstatten, sodass zum Beispiel Twitter-Beiträge zu einem bestimmten Thema automatisiert in Unterhaltungen gepostet werden. Gerade diese Funktion wird von Marketingabteilungen gerne genutzt.
Im Zentrum von Teams befinden sich die Registerkarten Unterhaltungen, Dateien und Wiki – hier können Sie Chatten, Dateien anhängen oder Beiträge verlinken.
Sobald Sie eine Datei in Teams erstellen, werden Teammitglieder darüber informiert. Durch einen einfachen Klick auf die Datei wird diese direkt in Teams geöffnet.
Sie können Registerkarten nach Ihrem Bedarf hinzufügen. Microsoft bietet den Zugriff auf eigene Applikationen wie Power BI, Excel, OneNote oder Stream sowie Drittanbieter Apps wie Adobe, Twitter, Jira und viele weitere.
Auch wichtige Dateien wie Auswertungen können in den Registerkarten angepinnt werden. Somit hat Ihr Team wichtige Informationen immer griffbereit.
Plattformunabhängig
Microsoft Teams gibt es für unterschiedliche Plattformen: Microsoft bietet die Möglichkeit die Teams App auf Windows, Mac, Android und iOS zu nutzen. Linux Anwender können Teams über den Browser nutzen.
Wie arbeiten viele Organisationen heute?
Kennen Sie das? Sie sind Teil eines Projektteams mit der Anforderung gemeinsam an Daten zu arbeiten. Ihre IT Abteilung stellt Ihnen einen Projektordner auf dem lokalen Fileserver bereit, auf dem Sie nach Belieben Dateien ablegen, bearbeiten und löschen können.
Fall 1: Datei per Outlook verschicken.
Zur Ressourcenplanung erstellen Sie eine Excelliste. Anschließend verschicken Sie diese per Outlook an die jeweiligen Teammitglieder mit der Bitte, diese auszufüllen.
Ab jetzt haben Sie mehrere Versionen dieser Datei im Umlauf, was erfordert, dass Ergebnisse händisch zusammengetragen werden müssen: Mehraufwand.
Fall 2: Gemeinsam an Dateien arbeiten.
Auch wenn Sie die Datei nicht mehr Outlook verschicken, haben Sie möglicherweise das Problem, dass Sie die Datei nicht bearbeiten können, da jemand anderes parallel die Datei geöffnet hat. Ein gemeinsames Bearbeiten der Dateien ist in einem klassischen Netzlaufwerk nicht möglich und erfordert, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Datei erneut öffnen müssen.
Fall 3: Unterwegs auf Dateien zugreifen.
Sie sind beim Kunden, um Projektdetails zu besprechen. Dabei würden Sie gerne auf Projektdateien zugreifen. Doch diese lassen sich nur innerhalb des Unternehmensnetzwerkes öffnen.
Und selbst wenn Sie sich die Datei lokal speichern besteht die Chance, dass Sie nie die aktuellste Version zeigen können.
Alle drei Fälle sind weit verbreitet und vermeidbar!
Produktiver mit Microsoft Teams
Mit Microsoft Teams lassen sich altbekannte Probleme schnell lösen und Ihre Kommunikation nimmt Fahrt auf. Hierzu sind folgende Schritte notwendig:
– Definieren Sie Ihr Team.
– Legen Sie fest welche Informationen benötigt werden.
– Erstellen Sie Channels für Themenbereiche.
– Pinnen Sie wichtige Informationen an.
– Nutzen Sie Konnektoren um Prozesse zu automatisieren.
– Los geht’s!
Dateien, die in Microsoft Teams liegen, können gemeinsam bearbeitet werden. Dadurch können Sie zusammen mit Ihren Kollegen an einer PowerPoint Präsentation arbeite, während Sie sich über Skype for Business in Echtzeit dazu abstimmen. Auch das Zusammenarbeiten mit Externen ist möglich. Dazu laden Sie einfach Ihren externen Kontakt zum Team ein, um Projektdateien zur Verfügung zu stellen.
Microsoft Teams ersetzt Skype for Business
Microsoft hat angekündigt, dass Teams in naher Zukunft Skype for Business ersetzen wird.
Eine Roadmap der jeweiligen Funktionen gibt es hier: Skype for Business to Teams
Sie möchten Teams in Ihrer Organisation einsetzen?
Gerne planen wir den Einsatz von Teams gemeinsam mit Ihnen in Ihrem Unternehmen. Wir helfen Ihnen, Prozesse zu vereinfachen und Ihre Teams produktiver zu machen, ohne den Sicherheitsaspekt zu vernachlässigen. Dazu legen wir in einem Workshop Ziele fest, die auf Ihre Bedürfnisse angepasst sind.
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