Das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter:innen steht für Sie an erster Stelle? Dann wird der folgende Beitrag großes Interesse bei Ihnen wecken. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen Mehrwert in interner Kommunikation, Wissensvermittlung oder dem allgemeinen Arbeitsalltag schaffen können – mit Microsoft Viva.

Wer oder was ist Microsoft Viva?

Microsoft Viva stellt eine Employee Experience Plattform (EXP) dar. Unter dem Bereich Employee Experience versteht man auf Deutsch einfach ausgedrückt: Wie erleben Menschen ihren Arbeitsalltag, ihre Beziehung zu ihrem Arbeitgeber und zu Teammitgliedern mit allen Facetten? Microsoft Viva wurde erstmals im Februar 2021 angekündigt und ist Markenname für eine Produkt- oder Modulfamilie von Microsoft. Die Employee Experience Platform wird als die Zusammenführung von Tools für Mitarbeiterkommunikation, Wohlbefinden, Lernen und Wissensentdeckung in einer Lösung beschrieben. Viva besteht aus vier Modulen, die jeweils unabhängig voneinander verwendet und lizensiert werden können.

Viva Connections – Viva Learning – Viva Topics – Viva Insights

Einige der Module sind mit zusätzlichen Kosten und Lizenzen verbunden, andere sind bereits in bestehenden Office 365/M365-Plänen enthalten. Ob es auch eine „Familien-SKU“ für ganz Viva geben wird, ist aktuell noch unklar. Unterstützt von Microsoft 365 wird Viva hauptsächlich über Microsoft Teams verwendet.

Haupt-Fokus von MS Viva

Die Kernfunktion von MS Viva ist einfach gesagt: Durch maßgeschneiderte Inhalte und Dienste (Individualisierung von MS Teams) die Motivation Ihrer Mitarbeitenden dort bewahren, wo sie zunehmend den Großteil ihrer Arbeitszeit verbringen.

Viva fokussiert sich auf die Bereitstellung kuratierter, redigierter und bedarfsspezifischer Inhalte. Diese sollen jeden Mitarbeitenden unterstützen, sein Bestmöglichstes zu leisten. Wird Viva richtig eingesetzt könnte es eine weitere Option bieten. Eine ganzheitliche Umgestaltung in der Art und Weise wie wir heutzutage zusammenarbeiten zu fördern. Im schlimmsten Fall geht die Akzeptanz nur zögerlich voran oder Mitarbeiter fühlen sich durch die Fülle der neuen, ihnen zur Verfügung stehenden digitalen Tools überfordert.

Viva, mit seinen vier Modulen, könnte Ihren Mitarbeitenden bei weiteren Aufgaben assistieren, ohne dass die Mitarbeiter:innen die bekannte Teamsumgebung verlassen müssen.

Die vier Module der Employee Experience Plattform von Microsoft Viva:

• Viva Connections – Eine Kombination aus unternehmenseigenem SharePoint-Portal (auch bekannt als Intranet) in einer Teams-App. Dies dient als zentraler Einstiegspunkt für Mitarbeiter:innenengagement und interne Kommunikation mit Yammer-Communitys und Stream-Video-Integration.

• Viva Learning – Eine Lernplattform für Unternehmen. Anlaufstelle für Fortbildungskurse und Learning-Inhalte, die Mitarbeitenden in Teams mittels Schulungsinhalten von Erst- und Drittanbietern zur Verfügung gestellt wird.

• Viva Insights – Persönliche und organisatorische datengestützte Produktivitätsberichte, Erkenntnisse sowie Tipps, die auf MyAnalytics und Workplace Analytics aufbauen. Fördert zugleich das persönliche Wohlbefinden, und Produktivität der Mitarbeiter:innen während Erkenntnisse von Drittanbieterplattformen wie Zoom, Workday und SAP analysiert werden.

• Viva Topics – Verwendet KI, um in SharePoint gespeicherte Daten zu analysieren und „Themenseiten“ zu dem jeweiligen Topic zu erstellen und auf Experten zu diesem Thema zu verweisen. Dadurch können Beschäftigte Informationen leicht finden und das Wissen in ihre Arbeit einbringen.

Viva Connections – Intranet über Microsoft Teams

Viva Connections bietet einen einheitlichen, personalisierten Feed, in dem Mitarbeitende Neuigkeiten entdecken und sich an Konversationen beteiligen können.

Führungskräfte können am Arbeitsplatz auf einfache Weise eine SharePoint-Site einrichten, die als Teams-Anwendung exponiert ist. So lässt sich eine Landing Page für beispielsweise Unternehmensnachrichten, HR-Formulare, relevante Apps und die Anforderung von IT-Hilfe einrichten. Die Intranet-Vorlagenfunktion verbessert die Standard-Portalfunktion und bietet eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, um auf wichtige Informationen in Echtzeit zuzugreifen. Ein gutes Intranet leistet einen wichtigen Beitrag zur Mitarbeiter:innenzufriedenheit, und je stärker sich das Arbeitsleben aus Büroräumen hinausverlagert, desto größer wird der Bedarf danach.

Möglichkeiten mit Viva Connections:

• Erweitern Sie Ihre SharePoint-Intranet-Inhalte, einschließlich Ihrer Home-Site, auf Microsoft Teams.
• Aggregieren Sie Nachrichten und Unterhaltungen aus SharePoint und Yammer.
• Richten Sie Ihre Inhalte basierend auf Ihren vorhandenen Azure Active Directory-Gruppen aus.
• Passen Sie Ihre Dashboards mit Power Apps, SPFx und den Drittanbieterlösungen an, die Sie bereits in Ihrer gesamten Organisation bereitgestellt haben.
• Förderung des Engagements in Mitarbeiter-Communitys, um Mitarbeiterressourcengruppen, Wissensaustausch und Führungsinitiativen zu unterstützen.
• Heften Sie Dateien und Videos von Microsoft OneDrive und Microsoft Stream an.

Viva Connections steht allen Kunden im Rahmen ihrer bestehenden Microsoft 365-Lizenz zur Verfügung.

Viva Learning – Bildung und Motivation auf Klick

Entdecken, teilen, zuweisen und lernen aus Inhaltsbibliotheken im gesamten Unternehmen – einschließlich LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Drittanbietern von Inhalten und eigenen benutzerdefinierten Inhalten einer Organisation.

Mit dieser Komponente können Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten direkt in Microsoft Teams eingebunden werden. Anstatt über mehrere Websites, können Nutzer einfach über Viva Learning den gewünschten Lerninhalt (ob von Microsoft Learning, LinkedIn Learning, aus Lernmanagement-Systemen oder von Drittanbietern) online konsumieren.

Mitarbeitende können nach Lerninhalten suchen, die für ihre Aufgaben- oder Interessenbereiche relevant sind, und Führungskräfte haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern über eine Registerkarte in Teams Kurse zuzuweisen. Microsoft setzt hier auf den Wert des Online-Lernens am Arbeitsplatz, ob zu Hause oder im Büro.

Die Anbieter von Lernmanagementsystemen Cornerstone OnDemand, Saba und SAP SuccessFactors haben ihre Absicht angekündigt, sich in Viva Learning zu integrieren. Viva Learnings soll im Laufe des Jahres generell für 4 $ pro User/Monat verfügbar sein.

Viva Insights – der achtsame Kollege am Arbeitsplatz

Microsoft Viva Insights bietet Einzelpersonen, Managern und Führungskräften personalisierte und umsetzbare Erkenntnisse. Viva Insights wird im Laufe der Zeit die Leistungsfähigkeit von Microsoft Workplace Analytics und Microsoft MyAnalytics unter der Marke Microsoft Viva zusammenführen.

Microsoft setzt darauf, dass Manager:innen aktiv dazu beitragen wollen, die psychische Gesundheit ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern, das allgemeine Arbeitsklima zu bewerten und entsprechende Änderungen vorzunehmen. Mithilfe der Funktionen von Microsoft Workplace Analytics und Microsoft MyAnalytics misst Insights, was Mitarbeiter mit ihrer Zeit in Outlook und Teams anfangen und wie oft sie außerhalb der Arbeitszeit online sind.

Ein Teil von Insights ist die Selbstfürsorge. Nutzer:innen sollen in der Lage sein, mit Viva eine „virtuelle Reise“ anzutreten. Dies schließt Checklisten und Übungen zur Selbstreflexion am Ende des Arbeitstages sowie den Zugang zur Achtsamkeits-App Headspace ein.

Viva Insights beinhaltet:

• In Verbindung bleiben – Bleiben Sie mit Features wie KI-basierten Aufgabenvorschlägen und Besprechungsunterstützung auf dem Laufenden über Ihre Zusammenarbeit mit Kollegen.
• Zeit schützen – Finden Sie mehr Zeit, um Ablenkungen zu vermeiden, Multitasking zu beenden und sich auf Ihre wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren.
• Lob senden – Senden Sie Anerkennung an Ihre Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen, entweder in einem privaten Chat oder in einer Teams Kanalunterhaltung.
• Reflect – Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu überlegen, wie Sie sich fühlen.
• Headspace – Erleben Sie eine geführte Tour von “Headspace” aus.
• Eine Pause einlegen – Nehmen Sie sich an Ihrem Arbeitstag gelegentlich eine einminütige “Pause”.
• Virtuell pendeln – und Ihren Arbeitstag abschließen.
• Verwenden Sie Microsoft To-Do zum Ergreifen von Maßnahmen für eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste.
• Einblicke in Manager und Führungskräfte*
• Erweiterte Tools und Integrationen*

*Hinweis: Für diese Komponenten ist der Kauf von Microsoft Workplace Analytics erforderlich.

Viva Insights verwendet Daten von:

Informationen aus E-Mail-Elementen:

• Metadaten. Dazu gehören der Zeitstempel der E-Mail, die Namen von Absender und Empfänger sowie der Status „gelesen“.
• Aufgabenanweisungen. Aussagen, die Personen im Textkörper der E-Mail gemacht haben. Diese Anweisungen werden verwendet, um Aufgabenkarten nur zu Ihrer Verwendung zu erstellen.

Informationen aus Kalenderelementen:

• Typ (Besprechung oder Termin)
• Status (beschäftigt, frei, abwesend, vorläufig)
• Kategorie
• Titel
• Dauer
• Teilnehmende

OneDrive SharePoint-Daten:

Viva Insights zeigt eine Anzahl von OneDrive- und SharePoint-Dokumenten an, an denen Sie gearbeitet haben. Jedoch benötigen Sie eine Exchange Online-Lizenz dafür.

Die Viva Insight App mit den Persönlichen Einblicken (basierend auf/ähnlich MyAnalytics) ist kostenlos verfügbar. In den kommenden Monaten werden in Viva Insights zusätzliche persönliche Wellness-Erlebnisse verfügbar sein, darunter ein virtuelles Pendeln, eine Integration mit Headspace für Meditation und Achtsamkeit und eine Integration mit Microsoft Viva Learning.

Die Einblicke für Teamleiter:innen und Führungskräfte sollen später im Jahr verfügbar werden. Hierfür wird die Workplace Analytics-Lizenz benötigt, die in Zukunft in Viva Insight-Lizenz umbenannt wird. Auch hier sollen sich die Kosten auf 4 $ pro User/Monat belaufen.

Viva Topics – schneller Zugriff auf Informationen

Microsoft Viva Topics verwendet künstliche Intelligenz (KI), um Informationen zu bestimmten Themen zu sammeln und Seiten darüber zu generieren. Viva Topics identifiziert, verarbeitet und organisiert mithilfe künstlicher Intelligenz die Daten Ihrer Organisation und ordnet so logischen die Inhalte automatisch zu einzelnen Topics zu. Das Ergebnis sind kuratierte Themenseiten und Themen-„Karten“ mit relevanten Dokumenten und Fachleuten, die im Teams-Chat weitergegeben werden können. Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen sorgen dafür, dass vertrauliches Material privat bleibt.

Themenseiten bieten einen umfassenden Überblick über verwandte Informationen, einschließlich:

• Alternative Namen
• Definitionen
• Empfohlene und vorgeschlagene Personen
• Empfohlene und vorgeschlagene Inhalte
• Verwandte Websites und Teams
• Karte verwandter Themen
• Optionale Webpart-Integration, z. B. Yammer-Communitys

Wenn Microsoft Viva Themen erkennt, werden diese als Vorschläge im Themencenter angezeigt. Zukünftig können Sie auf das Themencenter aus Microsoft Teams oder SharePoint zugegriffen werden. In Zukunft soll Viva Topics Informationen von außerhalb der Microsoft 365-Cloud mithilfe von Graph-basierten Inhaltskonnektoren integrieren können, die das Wissen aus mehr als 130 Datenquellen integrieren. Darunter Salesforce, ServiceNow, MediaWiki, Dateifreigaben und Microsoft Azure-Diensten.

Viva Topics ist verfügbar und kostet ebenfalls etwa 4 $ pro User/Monat. Alle Benutzer:innen, die mit Topics interagieren, benötigen eine Lizenz.

Microsoft Viva – jetzt implementieren

Die unmittelbaren Herausforderungen werden sein, dass Unternehmen und Verantwortliche in Betriebsräten und Datenschützer:innen überzeugt werden müssen, dass Viva seinen Preis wert ist. Generell haben die Lösungen von Microsoft Viva das Potential zu einer Verbesserung der Produktivität und der geistigen Gesundheit der Mitarbeitenden und somit der Organisation beizutragen.

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