Mit der Skype for Business-Infozeile lassen sich Informationen komprimiert und stets aktuell übermitteln
Der erste Blog in meiner Trilogie „Überleben als digital immigrant“ befasst sich mit der simplen Option in Skype for Business, wichtige Informationen zeitgerecht und kompakt zu veröffentlichen. Im zweiten Beitrag werde ich einige Funktionen von Delve aufzeigen, die mir immer wieder Orientierung in einem virtuell geprägten Unternehmen verschaffen. Drittens und abschließend: Das Thema Groups, ganz grob.
Komprimierte Information zeitlich passend adressieren
Bei meiner Arbeit als Projektleiter in einem IT-Trainingsprojekt entdeckte ich bei Skype for Business eine ganz einfache, jedoch wirkungsvolle Option. Mit Hilfe der Infozeile konnte ich gezielt komprimierte Informationen für die Projektmitarbeiter sowie Stabs- und Leitungsfunktionen geben. Und zwar in schriftlicher Form und zeitlich passgenau zur Aktion.
Im Laufe des Projekts wurde diese Kommunikations- und Steuerungsfunktion in einer Zeile „qua Stichworte“ für mich zunehmend unverzichtbar, denn: Dadurch ließ sich gewährleisten, dass das Wichtigste unmittelbar und zeitlich treffend auf den Punkt gebracht wird und die jeweiligen Akteure im Verantwortungs- und Interessenkreis informiert sind.
Konzentrat von Teams, Groups, Sharepoint & Co
Alle wertigen Infos, die bereits in Groups und seinen Surrogaten verortet waren, veröffentlichte ich als Konzentrat mittels Stichwörtern, Termin- und Personenangaben rechtzeitig in der SfB -Informationszeile.
Do, 01.3.: Tim München 09.00/ Frank Nürnberg 10.00; heute 16.00 Abgabe Trainingsplan by Michael
Je nach Projektlage und anstehenden Schwerpunkten aktualisierte ich mehrmals täglich den Inhalt – ritualisiert wie Kurznachrichten.
Bei einem plötzlichen Trainerausfall bewährte sich dies hervorragend, da alle zwölf Projektbeteiligten den Sachstand minutiös wie gerafft in einer Zeile in ihrem SfB sahen. Der Traffic mit Telefon, in Groups sowie mit Mail konnte signifikant eingedämmt werden; die sonst in solchen Situationen häufig auftretende „Wirrnis“ in der Kommunikation wurde unterbunden.
Erfahrungen und Nutzen für Projektmitglieder
Am späten Nachmittag gab ich meistens die Vorschau für den nächsten Tag ein. Hierbei bewährte es sich beispielsweise, die Anfangszeiten von Trainings etc. nochmals anzugeben, da sich diese je nach Lerngruppe recht unterschiedlich gestalteten. Die Schwerpunkte für die kommende Woche waren von Freitag bis Montag zum Arbeitsbeginn in der Infozeile zu lesen.
Mo: Training Outlook München 10.00 Tom Frank – Ersatz: Stefan; Di: Outlook Nbg Tom 10.00
Der klare Nutzen für die Empfänger ist, dass diese lediglich einen Sekundenblick auf die Informationszeile werfen müssen und prompt die entscheidenden News vor Augen haben.
Tragen zusätzlich die Mitarbeiter jeweils in ihrer eigenen Zeile ein, wann und wo sie an welchem Thema arbeiten, so ist das für alle Projektbeteiligten eine vorzügliche Orientierungshilfe. Es unterstützt zudem die aktuelle Steuerung und Controlling des Projekts. Diese Eintragungen, in Ergänzung zu den Farbmarkierungen und „abwesend“, „verfügbar“ usw., haben sich bei aConTech auch in der alltäglichen Arbeit bewährt.
Dieses simple Informations- und Kommunikationstool ist eine wertvolle Ergänzung, um im klassischen Projektmanagement Nachhaltigkeit sicherzustellen und bei agilen Methoden das proaktive und flexible Vorgehen zu unterstützen.
Vorteilhaft ist auch, dass die Informationen in Bruchteilen von Sekunden jederzeit ergänzt, geändert und korrigiert werden können, und damit nichts in Stein gemeißelt ist. Im Gegensatz zu anderen Werkzeugen: Denn ist dort der Post einmal raus, kann er nicht direkt korrigiert werden!
Pädagogischer Nutzen für Führung & Arbeiten im Projekt
Dieses Info-Management qua einer Zeile, so meine persönliche Erkenntnis, zwingt den Projektleiter sich stets zu fragen und zu entscheiden:
- Was ist wichtig vs. dringend? (Eisenhower-Matrix)
- Worauf kommt es jetzt an?
- Welche Risiken/Stolpersteine können entstehen?
- Was muss der Kollege auf jeden Fall wissen, an was denkt er vielleicht nicht?
- Welches Resultat ist heute zu erzielen, auf was müssen wir uns konzentrieren?
(vgl. Fredmund Malik: Führen, Leisten, Leben. München. 2000, S.65 ff.)
Für den Empfänger bedeutet es Struktur, Stroke und Stimuli:
- STRUKTUR: Der Adressat bekommt wichtige strukturelle Daten zum richtigen Moment – nicht zu früh und nicht zu spät;
- STROKE: Der bzw. die Mitarbeiter können über dieses Medium auch kleine Streicheleinheiten bekommen;
- STIMULI: Die Empfänger werden durch entsprechende Hinweise für ihre anstehenden Aufgaben stimuliert.
Auch lädt diese Vorgehensweise dazu ein, dort wo es angebracht erscheint, im GEKA-Prinzip (gegliedert – einfach – knapp – anregend) zu denken, zu schreiben und zu handeln.
Um dieses Informationsverhalten zu ritualisieren, ist es wichtig, einen Grundrhythmus in der Veröffentlichung zu etablieren. Ebenso sollte die Information immer gleich aufgebaut sein, z.B. so: Stichwort, Akteur, Zeit, Ort. Wenn Abkürzungen verwendet werden, sollten sie verständlich sein.
Usability & Visibility
Die Usability dieser Anwendung ist bestechend. Absolut einfach, alles im Hier und Jetzt darstellbar mit sofortiger und immerwährender Korrekturmöglichkeit. Damit überwindet man jede Barriere auch bei den digital immigrants!
Zudem gibt es auch die Möglichkeit, visuelle Reize und Anker mittels Icons zu setzen. Sparsam, wiederholt eingesetzte Zeichen wie die einer Uhr für Termine oder einer Gruppe für Trainings verstärken die (selektive) Wahrnehmung und Beachtung.
Wünschenswert wäre noch die Funktion „fett“ sowie eine weitere Farboption zur besseren Visualisierung. Vielleicht ist eben gerade diese optische Klarheit gepaart mit inhaltlicher Kürze ein entscheidendes Differenzierungskriterium zu anderen technologisch ausgefeilten Kommunikationsoptionen.
Wirtschaftliche Betrachtung
Selbstverständlich muss ich als Projektleiter oder Verantwortlicher die Zeit haben, die o. a. Fragen stets stellen zu können sowie die Informationen synchron zu bzw. prädiktiv vor den Aktionen zu schalten. Voreilig könnte man das auch als „Spielerei“ entwerten.
Das ist aber mitnichten der Fall! Diese Arbeit ist gut investiert und amortisiert sich gewiss mehrfach in Zeit, Geld und Motivation. Denn durch diese Quick-Infos werden nicht wenige Verwirrungen vermieden, wird auf kritische Ereignisse rechtzeitig hingewiesen, wird manches Suchen nach Details in den Tiefen von SharePoint & Co. erspart, wird vielleicht nochmals an eine nicht bedachte Sache erinnert u.v.m.
Fazit: Die Skye for Business-Infozeile schafft Klarheit in der Kommunikation der heutigen Arbeitswelt
Das Arbeiten mit der Infozeile in Skype for Business mittels weniger Wörter/Zeichen in „homöopathischen Dosen“ hilft m.E., dem virtuellen, nicht-ritualisierten Arbeitstag Struktur zu geben. Folglich ist es ein bescheidener, doch smarter Beitrag, der in der Datenflut zeit-, raum- und themenübergreifender Zusammenarbeit für Überblick und Orientierung sorgt. Weiterhin ist es ein einfacher und gut funktionierender Mix aus einer one-to-many- und many-to-many-Kommunikation. Durch die gute Usability können alle Betroffenen, ob digital native oder digital immigrant, daran partizipieren und damit arbeiten.
Auch wenn Skype for Business demnächst in „Teams“ integriert wird, hoffe ich, dass diese oder eine ähnliche Möglichkeit des schnellen Statusabgleichs per Informationszeile weiter zur Verfügung stehen wird.